W3G otimizou sua operação e aumentou a eficiência em 40%

Resumo executivo

A W3G precisava tornar sua operação mais ágil e organizada, eliminando processos descentralizados baseados em e-mails e documentos espalhados. A Evo Systems desenvolveu uma plataforma que digitalizou os fluxos operacionais, centralizou informações e automatizou atividades do dia a dia, proporcionando maior produtividade, acesso aos dados e redução dos custos de infraestrutura em nuvem.

Desafio

A W3G Consultoria atua na gestão de benefícios corporativos nas áreas de saúde, odontologia e seguro de vida, oferecendo serviços que vão desde a implantação dos benefícios até o acompanhamento contínuo das empresas atendidas.

Com o crescimento da operação, o volume de documentos, solicitações e acompanhamentos aumentou significativamente. Grande parte desses processos era realizada por e-mail, exigindo controle manual, organização de pastas e elaboração constante de mensagens para clientes.

Essa dinâmica tornava a operação mais lenta, dificultava o acesso às informações e aumentava o risco de falhas operacionais. Além disso, a empresa precisava acompanhar indicadores financeiros, processos internos e demandas de clientes de forma mais estruturada para manter a qualidade do atendimento.

O desafio consistia em criar uma plataforma capaz de centralizar essas informações, automatizar processos e oferecer uma visão mais integrada da operação.

Estratégia

A Evo Systems iniciou o projeto mapeando os principais fluxos operacionais da W3G e identificando atividades repetitivas que poderiam ser automatizadas.

A proposta foi desenvolver uma plataforma única para concentrar documentos, solicitações, controles operacionais e informações dos clientes, reduzindo a dependência de e-mails e simplificando o acesso aos dados.

Além da transformação dos processos internos, o projeto também contemplou a otimização da infraestrutura em nuvem, aproveitando a parceria entre Evo Systems, AWS e Ingram para reduzir custos operacionais sem comprometer desempenho, segurança ou escalabilidade.

Transformação

A plataforma desenvolvida passou a centralizar toda a operação da W3G em um único ambiente.

Processos que antes dependiam da troca constante de e-mails passaram a ser executados diretamente pelo sistema, reduzindo tarefas manuais e tornando os fluxos mais rápidos e organizados.

A centralização das informações permitiu que documentos, solicitações e dados operacionais ficassem disponíveis para toda a equipe de forma estruturada, facilitando consultas e diminuindo a dependência de informações distribuídas em diferentes locais.

Além da automação dos processos, a infraestrutura em nuvem foi otimizada por meio da parceria entre Evo Systems, AWS e Ingram, reduzindo custos e mantendo os padrões de desempenho e segurança da plataforma.

Resultados

A digitalização da operação trouxe ganhos importantes para a rotina da W3G.

Entre os principais resultados alcançados estão:

• aumento de 40% na eficiência operacional da equipe;

• redução de aproximadamente 50% no volume diário de e-mails;

• centralização das informações operacionais em uma única plataforma;

• maior rapidez na análise de clientes e faturas;

• atualizações diárias dos dados operacionais;

• eliminação de dificuldades relacionadas ao acesso e gerenciamento de credenciais;

• redução dos custos de infraestrutura em nuvem por meio da otimização do ambiente AWS.

Tecnologias utilizadas

• .NET

• C#

• AWS

• UX/UI Design

A solução foi desenvolvida utilizando .NET e C# para a lógica de negócio, AWS como infraestrutura em nuvem e UX/UI Design para projetar uma experiência que simplificasse os processos operacionais da equipe.

Depoimento do cliente

"A parceria com a Evo Systems trouxe ganhos significativos para a nossa operação. Conseguimos eliminar os problemas relacionados ao acesso e gerenciamento de credenciais quando colaboradores não estavam presentes, além de tornar muito mais ágil a análise de clientes e faturas, possibilitando atualizações diárias. Com os processos mais rápidos e organizados, alcançamos um aumento de 40% na eficiência do atendimento e ampliamos significativamente o acesso às informações operacionais em toda a equipe."

William Garib, sócio da W3G

Conclusão

A transformação digital da W3G mostrou que ganhos operacionais expressivos não dependem apenas da automação de tarefas, mas da reorganização dos processos como um todo. Ao centralizar informações, reduzir atividades manuais e otimizar sua infraestrutura, a empresa conquistou uma operação mais eficiente, escalável e preparada para sustentar seu crescimento.

Perguntas frequentes

Qual era o principal desafio da W3G?

A empresa precisava reduzir a dependência de processos manuais baseados em e-mails e centralizar informações para tornar a operação mais eficiente.

Quais resultados foram obtidos?

A solução proporcionou aumento de 40% na eficiência operacional, redução de cerca de 50% no volume diário de e-mails, maior acesso às informações e otimização dos custos de infraestrutura em nuvem.

A plataforma substituiu os processos por e-mail?

Sim. Grande parte das solicitações, documentos e acompanhamentos passou a ser realizada diretamente no sistema, reduzindo atividades manuais e descentralizadas.

Quais tecnologias foram utilizadas?

O projeto foi desenvolvido com .NET, C#, AWS e UX/UI Design para entregar uma solução segura, escalável e alinhada às necessidades operacionais da W3G.